Le RGPD (règlement général de protection de la donnée) régule la manière dont vous gérez les données personnelles de vos clients (personnes physiques, c’est à dire les particuliers), mais aussi comment vous pouvez les contacter, que ce soit par email, SMS, réseaux sociaux ou même des flyers. Son objectif est de respecter la vie privée des personnes et de ne pas les solliciter sans leur consentement.

Tout d’abord, soyons clair sur ce qu’est une donnée personnelle : une donnée ou un ensemble de données qui permet d’identifier un invidivu. Par exemple : numéro de téléphone, nom, email, personne qui a 39 ans qui vit dans l’immeuble du 4 rue Pasteur et qui a un chien.

En cas de prospection, il y a des règles à suivre. Évidemment, cela n’est pas valable pour les contrats mais uniquement en cas de prospection. Si une personne a signé un contrat avec vous, vous pouvez lui envoyer les données contractuelles sans consentement préalable.

Sur la durée de conservation des données de prospection, la CNIL indique que :

Les données relatives aux prospects utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact venant du prospect (par exemple, un clic sur un lien hypertexte dans un courriel). L’organisme pourra reprendre contact avec le prospect, au terme de ce délai, afin de savoir s’il souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de la personne, les données devraient être supprimées ou archivées pour une durée conforme aux dispositions en vigueur.

Ce que vous pouvez faire pour respecter le RGPD en prospection B2C

Prospection par email 

Avant d’envoyer des emails de prospection, vérifiez que les destinataires ont donné leur consentement clair et explicite (c’est ce qu’on appelle un optin). Cela peut être fait en leur demandant de s’inscrire à une newsletter via un formulaire où ils cochent une case de consentement. Vous devez être en mesure de dire à quel moment la personne s’est inscrire et de quelle manière.

Chaque email de prospection doit contenir un lien permettant au destinataire de se désabonner facilement.

Prospection par SMS 

Comme pour les emails, vous devez avoir obtenu le consentement explicite pour envoyer des SMS commerciaux.

Vos messages doivent contenir une mention pour arrêter les envois (par exemple, “STOP” pour se désinscrire).

Flyers dans les boîtes aux lettres 

Lorsque vous déposez des flyers dans les boîtes aux lettres, faites attention aux mentions “Pas de pub”. Le destinataire ne souhaite pas recevoir de publicité, ne pas respecter la mention cela pourrait être perçu comme une violation de sa vie privée.

Concours sur les réseaux sociaux, site internet ou flyer 

Si vous organisez un concours, expliquez clairement ce que vous allez faire des données collectées (comme les adresses email). Les participants doivent donner leur consentement pour que vous puissiez les contacter à l’avenir.

Informez les participants si leurs données seront utilisées à des fins de marketing ou partagées avec des tiers.

Appels téléphoniques

Comme pour les SMS, les appels téléphoniques à des fins commerciales nécessitent le consentement préalable de la personne. Vous devez également respecter les listes d’opposition au démarchage téléphonique (Bloctel).

Lors de l’appel, vous devez clairement indiquer qui vous êtes, pourquoi vous appelez et permettre à la personne de refuser d’être recontactée.

Messageries instantanées (WhatsApp, Messenger, etc.)

A l’instar des emails et SMS, vous devez obtenir le consentement pour envoyer des messages via des applications de messagerie instantanée. Chaque plateforme a ses propres règles concernant les messages commerciaux, que vous devez respecter en plus du RGPD.

Applications mobiles

Si vous avez une application mobile qui collecte des données ou envoie des notifications push, vous devez obtenir le consentement pour toute collecte de données personnelles et pour l’envoi de notifications. La politique de confidentialité doit être facilement accessible dans l’application et expliquer clairement l’utilisation des données.

Courrier postal

Il faut s’assurer que les données utilisées sont à jour et obtenues de manière légale et consentie.

QR codes et campagnes interactives

Si vous utilisez des QR codes pour diriger les utilisateurs vers une page de collecte de données (par exemple, pour un concours ou une inscription à une newsletter), vous devez obtenir leur consentement avant de traiter leurs informations. Comme pour les autres canaux, soyez clair sur la finalité des données collectées via ces méthodes interactives.

Ce qu’il est déconseillé ou interdit

• Acheter des bases de données : il est déconseillé d’acheter des bases de données. Mais si vous le faites, vérifier l’origine de la donnée et le consentement des personnes qui y sont stockées.
• Prospecter sans consentement : prospecter auprès des particuliers n’est possible qu’avec leur consentement clair et explicite (optin).
• Transparence obligatoire : que ce soit par email, SMS ou réseaux sociaux, ne cachez jamais vos intentions commerciales. Les destinataires doivent savoir qui vous êtes, pourquoi vous les contactez et comment ils peuvent se désabonner.
• Ignorer les demandes de désinscription : respecter les demandes de vos prospects. S’ils se désinscrivent, faites-le rapidement. Et la désincription doit être facile à faire.